Wij doen al het mogelijke om je gegevens goed en veilig te bewaren, maar het is altijd verstandig om met enige regelmaat zelf een back-up van de gegevens te maken. Je kunt de gegevens per tabblad exporteren. Als je kiest voor export naar ZIP, krijg je ook de daadwerkelijke facturen erbij. De export naar Excel geeft alleen een overzicht van de gegevens van de facturen.
Daarnaast kun je via Instellingen > Boekhouding > Boekhouding exporteren alle boekingen die in je administratie zijn gemaakt exporteren. Je kunt daarbij kiezen uit de auditfile, RGS Brugstaat of een export van de grootboekkaarten in Excel.
Om te zorgen dat er geen data verloren gaat, maken we dagelijks een volledige back-up van alle data in Moneybird. Deze back-up wordt weggeschreven naar een datacenter op een externe locatie. Met deze back-ups kunnen we alle data in Moneybird herstellen als er een incident is, bijvoorbeeld in het datacenter. Let op: Deze back-ups kunnen we niet gebruiken om individuele administraties terug te zetten. We raden je daarom aan met enige regelmaat een back-up te maken.
Is je administratie geblokkeerd en wil je een back-up maken?
Is je administratie geblokkeerd, dan zie je het blokkadescherm. Klik daar op de knop 'Exporteren'.
Hier kun je kiezen uit:
Alle gegevens: een volledige export van je administratie, met je facturen en documenten. Je krijgt een bestand per boekjaar.
Auditfile: het bestand dat je boekhouder of de FOD Financiën kan inlezen.
Naar mijn downloads: hier staan je exports klaar zodra ze gemaakt zijn.
Je krijgt een ZIP-bestand per boekjaar, met de naam van je administratie en het jaartal erin. Heb je drie boekjaren, dan krijg je dus drie bestanden. In elke ZIP zitten mappen per onderdeel en een `LEESMIJ.txt` met een overzicht van de inhoud. Je verkoopfacturen staan als losse PDF's in de map `sales_invoices_archive`. Pak de ZIP eerst uit op je computer, dan kun je de PDF's openen.
Een export verwijdert je administratie niet. Wil je dat je administratie ook echt verwijderd is, klik dan zelf op 'Verwijder administratie'. Lees meer in administratie verwijderen.
Let op: doe dit in deze volgorde. Exporteer eerst, controleer of je bestanden compleet zijn, en verwijder daarna pas. Na het verwijderen bewaren we je gegevens nog 30 dagen; daarna zijn ze definitief weg. Denk ook aan de wettelijke bewaarplicht: je bewaart je administratie 7 jaar.