Je kunt opgeslagen contacten in Moneybird exporteren. Klik op 'Exporteren' in het tabblad Contacten om alle contacten te exporteren naar vCard of Excel. Het Excel-bestand bevat twee werkbladen: 'Contacten' met één rij per contact, en 'Contactpersonen' met één rij per contactpersoon. Het klantnummer koppelt elke contactpersoon aan het juiste contact. Zo worden alle gegevens geëxporteerd, inclusief contactpersonen. Bij een vCard krijg je alleen de standaard contactgegevens, zoals adres, e-mailadres en telefoonnummer.
Individuele contacten exporteer je door het contact te openen en bovenaan te kiezen voor 'Exporteren'.
Bij het exporteren is het niet mogelijk om onderscheid te maken in crediteuren en debiteuren. Ook kun je niet vooraf filteren op contacten met een actief abonnement of een actieve recurrente factuur.
Contacten overzetten naar een andere administratie
Wil je contacten kopiëren naar een andere administratie? Exporteer ze naar Excel en importeer dat bestand direct in de andere administratie via 'Importeren' in het tabblad Contacten. Omzetten naar CSV is niet meer nodig.
Moneybird herkent een onbewerkte export automatisch aan de kolomkoppen. Het mappingscherm verschijnt dan niet en de kolommen worden vanzelf toegewezen. De contactpersonen komen mee, inclusief afdeling, e-mailadres en telefoonnummer. Ook het SEPA-machtigingskenmerk en de ondertekendatum komen mee. Staan die samen met IBAN en BIC in het bestand, dan staat de domiciliëring bij het nieuwe contact meteen aan.
Let op: hernoem de kolomkoppen niet, anders herkent Moneybird het bestand niet meer als export. Gegevens van een contact aanpassen mag wel.
Een paar dingen komen niet mee naar de nieuwe administratie:
Kolommen die alleen ter informatie in de export staan (id, btw-nummer gecontroleerd, workflows, gearchiveerd, bankrekening en t.a.v.).
Adyen-machtigingen. Die horen bij het Adyen-account van de administratie zelf.
Een extra veld komt alleen automatisch mee als de nieuwe administratie een extra veld met dezelfde naam heeft. Zo niet, dan verschijnt voor die kolom alsnog het mappingscherm.
Contactpersonen zonder vóór- én achternaam worden overgeslagen. Contactpersonen met dezelfde naam maakt Moneybird niet dubbel aan.
Contacten in bulk bewerken
Het is niet mogelijk om via een import wijzigingen door te voeren aan bestaande contacten. Een nieuwe import maakt namelijk dubbele contacten aan. Pas contacten handmatig aan door het contact te openen en op 'Bewerken' te klikken.