In een workflow bepaal je de instellingen van je offerte of factuur. In Moneybird kun je verschillende workflows aanmaken voor verschillende soorten contacten. Je kunt bijvoorbeeld per taal een workflow aanmaken. Via Instellingen > Workflows kun je een workflow toevoegen of aanpassen. Er staat een standaard workflow voor je klaar.
Bij het verzenden van een offerte wordt de workflow gebruikt die je als standaard hebt ingesteld. Deze kun je bij het verzenden wijzigen door op de contactgegevens te klikken. Je kunt ook een vaste workflow bij je contacten opslaan.
Algemene instellingen
Links in het workflow overzicht zie je de algemene instellingen. Klik op het potloodje om de instellingen te bewerken.
Je stelt de taal van je offertes in. Wanneer je een workflow aanmaakt kun je in eerste instantie kiezen voor Nederlands of Engels. Kies je hier voor een van deze talen dan worden de teksten automatisch in het Nederlands of Engels opgeslagen. Je kunt ook uit andere talen kiezen.
Je kunt de titel van offerte aanpassen voor verschillende talen. Bij de taal Nederlands kun je kiezen uit offerte, aanbieding of begroting.
Je kunt instellen in welke valuta de offertes moeten worden aangemaakt
Of je de bedragen inclusief of exclusief btw weer wilt geven op je offertes.
Je kunt standaardbijlagen toevoegen zoals algemene voorwaarden. Deze worden dan met elke offerte geselecteerd met deze workflow verstuurd.
Verzending en acceptatie
Bij 'Verzending' bepaal je wanneer je offerte verloopt. Je kunt instellen welke teksten je boven en onder de tabel wilt weergeven. Ook bepaal je de tekst voor de begeleidende e-mail van je offerte. De layout van de e-mail, bepaal je in de huisstijl.
Wil je je klanten de mogelijkheid bieden om de offerte online te accepteren? Dan kun je deze optie aangeven. Om instellingen te bewerken, klik je op het potloodje.
Workflow opslaan bij contact
In het tabblad Contacten kun je bij elke klant je een vaste offerte workflow opslaan. Als je een workflow bij het contact hebt opgeslagen en je maakt een nieuwe offerte voor de klant, wordt automatisch de gewenste workflow geselecteerd. Tijdens het maken van een factuur kun je de workflow ook nog kiezen.
Workflow wijzigen terwijl de offerte al open staat
Als je bij het aanmaken van de offerte direct de juiste workflow selecteert in het scherm waar je het contact kiest, worden de teksten uit die workflow gebruikt. Wijzig je de workflow later in de offerte, dan verandert de workflow wel maar de teksten niet. Dit is bewust: de vrije tekstvelden boven en onder de tabel kunnen handmatig aangepast zijn, en die aanpassingen zou je anders kwijtraken. Kies de juiste workflow dus altijd al bij het selecteren van het contact.
Apart e-mailadres voor offertes
Je kunt een apart afzenderadres aanmaken met een ander e-mailadres. Voeg vervolgens een extra huisstijl toe en koppel daarin het nieuwe afzenderadres.
Huisstijlen zijn bruikbaar voor zowel facturen als offertes. Als je een nieuwe offerte maakt, is de standaard huisstijl geselecteerd. Pas dit aan via Extra > Wijzig huisstijl. Het is handig om in de naam van de huisstijl aan te geven of hij bedoeld is voor facturen of voor offertes.
Als je een geaccepteerde offerte omzet naar een factuur, krijgt de factuur automatisch dezelfde huisstijl als de offerte. Via Extra > Wijzig huisstijl pas je de huisstijl daarna aan naar de factuurhuisstijl.