Offertes accepteren kan op twee manieren: via een online handtekening in Moneybird, of buiten Moneybird om. Wanneer je klant online tekent, slaat Moneybird de ondertekening automatisch op in je administratie.

Geeft je klant buiten Moneybird om akkoord, bijvoorbeeld telefonisch? Dan pas je de status handmatig aan. Open de offerte en kies bovenaan Wijzig status > Geaccepteerd.

Om online accepteren in te schakelen, ga je naar Instellingen > Workflows. Klik op het potloodje bij 'Algemene instellingen'. Zet de optie 'Offertes zijn online te bekijken' aan. Je ziet dan ook de optie om klanten de offerte online te laten ondertekenen.

Bij het verzenden kies je voor 'De ontvanger dient deze offerte online te accepteren en ondertekenen'. Je klant ontvangt een e-mail met een link naar de online weergave. Daar vult je klant naam en e-mailadres in en zet een digitale handtekening. De handtekening hoeft niet identiek te zijn aan de ingevulde naam. Moneybird slaat de naam, het e-mailadres en het IP-adres op.

Na acceptatie verandert de status automatisch naar 'Geaccepteerd'. Jij en je klant ontvangen beiden een e-mail met de ondertekende offerte en eventuele bijlagen. Je bekijkt de handtekeninggegevens via de rechterkant van de offertepagina. Via 'Factureer offerte' zet je de offerte direct om naar een factuur.

De tekst van de begeleidende e-mail stel je in via Instellingen > Workflows bij Verzending > E-mailbericht bij offerte.

Let op: je klant kan een offerte niet online afwijzen. Wil je de offerte als afgewezen markeren, kies dan Wijzig status > Afgewezen. Is de vervaldatum verstreken maar heeft je klant de offerte nog niet geaccepteerd? Dan kan je klant de offerte nog wel online tekenen. Wil je dat voorkomen, zet dan de status op 'Afgewezen'. Wil je de offerte daarna toch nog actief maken, pas dan de vervaldatum aan, dan kun je de status terug naar 'Openstaand' zetten.

Je kunt de offerte ook zelf ondertekenen voordat je hem verzendt. Je handtekening verschijnt pas op de offerte als je klant ook heeft getekend. Zo komt je handtekening niet bij anderen terecht voordat er een akkoord is. Zodra beide partijen hebben getekend, ontvangen jullie beiden een document met beide handtekeningen zichtbaar.

De online handtekening is een veelgebruikte techniek. Moneybird slaat naast de handtekening ook het IP-adres, e-mailadres en de naam van je klant op. Deze gegevens worden ook via een bevestigingsmail naar je klant gestuurd. Dit biedt voldoende zekerheid voor de meeste opdrachten. We adviseren om voor grote opdrachten en hoge bedragen alsnog een fysieke handtekening te vragen.

Het is niet mogelijk om een online geaccepteerde offerte aan te passen. Stuur een nieuwe offerte: dupliceer de originele via Extra > Dupliceer offerte, pas de nieuwe versie aan en verzend hem opnieuw.

De geaccepteerde offerte kun je archiveren. Je kunt in de notities ook een link naar de nieuwe offerte plaatsen, zodat de context bewaard blijft.

Dupliceer de offerte via Extra > Dupliceer offerte. Er wordt een concept klaargezet met dezelfde inhoud. Voer de wijzigingen door en verzend de nieuwe versie voor akkoord. De originele offerte verwijder of archiveer je daarna via 'Extra'.