Met een betaalbatch zet je meerdere betalingen tegelijk klaar en stuur je ze in één keer naar je bank. Zo hoef je niet elke factuur apart te betalen.
Betaling klaarzetten
Verwerk eerst de factuur die je wilt betalen en sla alle gegevens op. Doorloop daarna deze stappen per factuur:
Klik op
Betaling > Document nu betalen.Kies bij 'Betaalmethode' voor 'Opslaan op verzendlijst'.
Selecteer de bankrekening waarvan je wilt betalen.
Vul de gegevens van de ontvanger in en kies een betaaldatum.
Klik op 'Opslaan'.
De factuur krijgt nu de status 'In betaling'. Je kunt de betaling terugvinden op het tabblad Bank > Verzendlijst.
Let op:
Gebruik geen speciale tekens zoals `!` of `_` in de omschrijving. SEPA staat alleen letters, cijfers en een beperkt aantal leestekens toe. Moneybird geeft een melding als de omschrijving niet voldoet.
Je kunt een betaling alleen klaarzetten voor facturen in euro's. Betalen naar een buitenlandse rekening kan wel, zolang die rekening een IBAN heeft. Voor facturen in een andere valuta kun je de betaling niet vanuit Moneybird klaarzetten.
Een deelbetaling doen
Wil je maar een deel van een factuur betalen? Pas dan het bedrag aan bij het klaarzetten. Open de factuur en klik op Betaling > Document nu betalen > Wijzig het bedrag. Vul in het veld `Bedrag` het bedrag in en kies 'Opslaan op verzendlijst'.
Zodra de banktransactie in je administratie binnenkomt, koppelt Moneybird die automatisch aan de factuur. De factuur krijgt daarna weer de status 'Openstaand', omdat het om een deelbetaling gaat. Het resterende bedrag betaal je later met dezelfde stappen.
Een creditfactuur verrekenen en het restant meenemen
Wil je een creditfactuur verrekenen met een aankoopfactuur en het restant meenemen in een betaalbatch? Verreken de facturen dan eerst met elkaar. Registreer bij de creditfactuur én de andere factuur handmatig een betaling via `Registreer betaling > Verrekenen` met de andere factuur. Vul daar het bedrag in dat je wilt verrekenen.
Blijft er daarna een bedrag over dat je nog moet betalen? Dan neem je dat mee in de betaalbatch. Bij het klaarzetten neemt Moneybird automatisch alleen het resterende openstaande bedrag, niet het totaalbedrag.
Betaalbatch genereren en versturen
Ga naar het tabblad Bank > Verzendlijst. Alle klaargezette betalingen staan hier gegroepeerd per bankrekening. Klik op 'Genereer betaalbatch' om een SEPA-betaalbestand (XML) aan te maken.
Hoe je de batch naar je bank stuurt, hangt af van je koppeling:
ING of bunq (directe koppeling): De batch wordt automatisch naar je bank verzonden. Je hoeft zelf niets te downloaden. Keur de betaling goed in de app of online omgeving van je bank. Batches die via de koppeling worden verzonden, krijgen het kenmerk `MONEY_CT_...` met een tijdstempel.
Ponto: Je kunt een betaalbatch niet direct via Ponto versturen. Download het XML-bestand en upload het handmatig in de omgeving van je bank. Lees meer in Betaalbatch versturen via Ponto.
Andere banken: Download het XML-bestand en upload het in je online bankomgeving.
Betaling of batch annuleren
Vóór het genereren: Wil je een factuur toch niet meenemen? Vink de factuur aan op de verzendlijst en klik op het prullenbakicoontje onderin. De factuur krijgt weer de status 'Openstaand' of 'Verlopen'.
Na het genereren: Wil je de hele batch ongedaan maken? Verwijder de batch met het prullenbakicoontje bij de batch zelf. De facturen komen dan weer op de verzendlijst te staan.
Via ING-koppeling: Een verzonden batch kun je niet meer in Moneybird annuleren. Annuleer de batch in de online omgeving van ING. Moneybird verwerkt de annulering automatisch.
De optie 'Verzendlijst' verschijnt niet
Staat de optie er niet? Dan heeft het document waarschijnlijk het type 'Bonnetje' in plaats van 'Aankoopfactuur'. Bonnen zijn normaal al voldaan en kun je niet meenemen in een betaalbatch. Pas het type aan naar 'Aankoopfactuur'. Boekhoudkundig maakt dit geen verschil, bedragen worden op dezelfde manier in de rapporten verwerkt.
De batch gaat niet automatisch naar ING
Gebruik je de bankkoppeling met ING? Dan kun je instellen dat betaalbatches via de koppeling naar de bank gaan. Dit stel je apart in van de banktransacties die ING doorgeeft aan Moneybird.
Gaat de batch niet automatisch naar ING? Dan is je koppeling waarschijnlijk nog niet ingesteld voor betalingen. Controleer dit in je online omgeving bij ING. Staat de koppeling nog niet op 'Betalingen', zet dat dan alsnog aan.
Heb je de koppeling net goed ingesteld? Dan kun je bestaande batches nog niet direct vanuit Moneybird versturen. Die download je zelf en upload je bij ING. Nieuwe batches gaan wel automatisch via de koppeling.
De batch blijft op 'Openstaand' bij Rabobank
Betaal je via Rabobank? Dan wordt de status van de batch niet altijd aangepast. Dat gebeurt als de batch als losse transacties wordt afgeschreven in plaats van als één totaalbedrag. Moneybird koppelt die losse transacties dan niet aan de batch, waardoor de status 'Openstaand' blijft. Dit heeft geen gevolgen voor je administratie.
Lees ook: