Nadat je een document hebt toegevoegd, analyseert Moneybird de bijlage automatisch. Moneybird vult het type, contact, datum, bedragen en factuurregels zo volledig mogelijk in. Controleer de gegevens, pas ze aan waar nodig, en sla op.
Heb je geen bijlage? Kies dan 'Of doorgaan zonder document' om handmatig een aankoopfactuur, bon, memoriaal of algemeen document in te voeren.
Bijlage bekijken
Links op de documentpagina staat de bijlage. Onder de voorvertoning zit een witte balk met de bestandsnaam. In die balk kun je:
de bijlage draaien, bijvoorbeeld als een foto op zijn kant staat
de bijlage downloaden
de bijlage verwijderen
een extra bijlage toevoegen met de knop 'Toevoegen'
Staan er meerdere bijlagen bij het document? Dan zie je ze onder de balk als tegels op een rij. Klik op een tegel om die bijlage te openen.
Bij de bestandsnaam kunnen twee iconen staan. Een bliksemicoon betekent dat Moneybird deze bijlage voor de analyse heeft gebruikt. Een geel driehoekje betekent dat er iets is om op te letten.
Iconen bij de velden
Naast de velden en factuurregels staan kleine iconen die iets zeggen over de analyse:
Een bliksemicoon: Moneybird heeft dit veld voor je ingevuld vanuit de bijlage.
Een geel driehoekje: een waarschuwing. Dit icoon zie je altijd, ook nadat je het document hebt opgeslagen.
Een info-icoon: een toelichting bij wat Moneybird heeft gekozen. Dit icoon zie je zolang het document de status 'Nieuw' heeft. Na het opslaan zie je bij zulke toelichtingen weer het bliksemicoon.
Beweeg je muis over een icoon om de toelichting te lezen.
Type kiezen
Kies het juiste type voor elk inkomend document:
Aankoopfactuur: voor facturen van leveranciers en dienstverleners. Je vult een factuurnummer en vervaldatum in.
Bon: voor bonnetjes die je direct in de winkel betaalt. Je vult een kenmerk in in plaats van een factuurnummer. Een vervaldatum is niet van toepassing.
Algemeen document: voor documenten die je niet als aankoopfactuur of bon verwerkt.
Memoriaal: voor handmatige journaalposten.
Boekhoudkundig is er geen verschil tussen een aankoopfactuur en een bon. Heb je per ongeluk het verkeerde type gekozen? Kies dan een ander soort in het veld 'Soort' bovenaan de documentpagina. Dat kan zolang het document de status 'Nieuw' heeft en er nog geen betaling aan gekoppeld is. Op het overzicht staat 'INK' voor een aankoopfactuur en 'BON' voor een bonnetje.
Na het opslaan zie je de categorie, het project en de periode per regel in de tabel staan. Is je scherm te smal? Dan laat Moneybird deze kolommen weg. Beweeg je muis over een label om te zien bij welke regels het hoort.
Contact controleren
Moneybird zoekt automatisch het juiste contact op basis van het KBO-nummer, btw-nummer, IBAN of e-mailadres op het document. Is het contact niet correct of ontbreekt het? Selecteer dan handmatig het juiste contact.
Meer over hoe Moneybird contacten herkent en wat je kunt doen bij een verkeerd contact, lees je in Contacten bij aankoopfacturen en bonnetjes.
Details controleren
Controleer de volgende gegevens:
Factuurnummer (of kenmerk bij bonnen)
Factuurdatum
Vervaldatum: op basis van de uiterste betaaldatum herinnert Moneybird je eraan om het bedrag op tijd te betalen.
Valuta
Bedragen en btw-tarieven
Je geeft aan of de bedragen exclusief of inclusief btw zijn. Dat maakt verschil voor de berekening:
Exclusief btw: Moneybird telt de btw op bij het ingevulde bedrag. Vul je € 100 in bij 21% btw, dan is het totaal € 121.
Inclusief btw: Moneybird splitst het bedrag in een bedrag exclusief btw en een btw-bedrag. Vul je € 100 in bij 21% btw, dan zijn de kosten € 82,64 en de btw € 17,36.
Factuurregels controleren
Moneybird vult de factuurregels automatisch in op basis van de bijlage. Als een regel bewerkbaar is, zie je een uitklapmenu-icoon. Controleer per regel:
Aantal: het aantal gekochte producten of diensten. Je kunt een getal invullen (`3`, `5 dozen`), een negatief getal (`-2`), een percentage (`50%`), of een tijdnotatie (`1:30` voor anderhalf uur). Laat je het veld leeg, dan rekent Moneybird met één keer het bedrag.
Omschrijving: wat je hebt gekocht. De omschrijving verschijnt ook in rapporten, zoals de resultatenrekening.
Periode: de periode waarop de kosten betrekking hebben. Bijvoorbeeld: een factuur in februari voor werk dat in januari is gedaan — kies dan januari als periode. Als de periode meerdere maanden beslaat, verdeelt Moneybird de kosten automatisch.
Bedrag: de prijs per eenheid. Moneybird berekent: aantal × bedrag = totaal. Het totaal wordt afgerond op twee cijfers achter de komma.
Meer over hoe scan & herken de factuurregels invult, lees je in Scan en herken voor inkomende documenten.
Betaling klaarzetten en opslaan
Vlak boven de opslaanknop zie je een betaalblok. Moneybird geeft aan of er al een passende banktransactie is gevonden, of dat je een betaling kunt klaarzetten. De betaaldatum en rekening stel je in via de inkoopworkflow.
Let op: staat het document in een vreemde valuta? Dan zie je geen betaalblok. Wissel je de valuta naar Euro's, dan verschijnt het blok weer.
Verwerk je een bon? Dan kun je aangeven dat je de betaling meteen na het opslaan wilt registreren. Na het opslaan ga je dan direct naar de betaalpagina.
Klik op 'Opslaan' om het document definitief in te boeken. De status verandert van 'Nieuw' naar 'Openstaand'. Zolang een document de status 'Nieuw' heeft, is het nog niet verwerkt en telt het niet mee in je boekhouding en btw-aangifte.
Document in een vergrendelde periode
Valt een document in een vergrendelde periode? Dan zie je bovenaan de melding 'Dit document valt in een vergrendelde periode. Je kunt het daarom niet wijzigen.' De gegevens staan dan als gewone tekst op het scherm en je kunt niets aanpassen. Dit geldt ook als alleen de betalingen van het document in een vergrendelde periode vallen. Wil je het document toch aanpassen? Ontgrendel dan eerst de periode.
Documenten in bulk verwijderen
Wil je meerdere aankoopfacturen of bonnen tegelijk verwijderen? Vink in het Inkomend-overzicht de documenten aan en kies onderin voor 'Verwijder documenten'. Alleen documenten met de status 'Nieuw' worden verwijderd. Documenten die al zijn opgeslagen en ingeboekt, worden overgeslagen.
Lees ook: