De verwerking van inkomende documenten is vernieuwd. De pagina’s voor het inboeken, controleren en bekijken van inkoopfacturen en bonnetjes zijn aangepast, waardoor het verwerken van deze documenten makkelijker en sneller gaat. In dit artikel lees je wat er is veranderd.
Een document handmatig toevoegen
Ga je naar het tabblad Inkomend, dan wordt je direct gevraagd om een document te uploaden. Dit doen we zodat Moneybird meteen aan de slag kan met het analyseren van het document. Belangrijke gegevens, zoals bedragen en de afzender, worden automatisch herkend en ingevuld.
Je controleert de vooraf ingevulde velden en past ze aan waar nodig. Klopt alles? Dan sla je het document op en is het direct ingeboekt. Door het document te uploaden, heb je het bovendien meteen als bewijs beschikbaar voor de FIOD.
Een geanalyseerd document controleren
Documenten en e-mails die automatisch binnenkomen, bijvoorbeeld via het speciale @inkomend.moneybird.nl-mailadres, worden automatisch geanalyseerd en zo volledig mogelijk klaargezet. Je komt hierdoor direct in de laatste stap van het proces terecht. In het controlescherm zie je:
Links de bijlage (de factuur of bon).
Rechts de gegevens die al voor je zijn ingevuld.
Velden die automatisch zijn ingevuld herken je aan het bliksem-icoon (). Jij hoeft deze gegevens alleen nog te controleren. Zie je een fout of ontbreekt er iets? Dan kun je de gegevens eenvoudig aanvullen of corrigeren.
Als er een standaard btw-tarief wordt gedetecteerd dat nog niet in de administratie bestaat, wordt dit automatisch aangemaakt.
Is alles correct? Klik dan onderin op 'Opslaan'. Het document wordt definitief ingeboekt en de status verandert van 'Nieuw' naar 'Openstaand'.
Alles in één oogopslag
Open je een opgeslagen inkoopfactuur of bonnetje, dan zie je alle belangrijke gegevens overzichtelijk naast elkaar staan. Denk aan het type document, de afzender, de vervaldatum en de bedragen.
Memorialen en algemene documenten
In het tabblad Inkomend kun je via 'Doorgaan zonder document' handmatig een inkoopfactuur, bonnetje, memoriaal of algemeen document toevoegen. Kies je voor 'Memoriaal' of 'Algemeen document', dan word je doorgestuurd naar de vertrouwde pagina’s die je al kent.
Waarom deze verandering?
Simpel: we willen dat jij sneller en makkelijker je administratie kunt doen. Moneybird neemt een groot deel van het invulwerk van je over. Zo hoef jij alleen nog maar te controleren, wat je uiteindelijk een hoop tijd bespaart.