De 'aankoopworkflow' bevat je voorkeuren voor het verwerken en betalen van aankoopfacturen en bonnen. Je vindt de 'aankoopworkflow' via Instellingen > Facturen en offertes > Workflows. Elke administratie heeft één 'aankoopworkflow'.
Analyseren van inkomende documenten
In dit onderdeel bepaal je hoe Moneybird je inkomende documenten automatisch verwerkt. De instelling ‘Automatisch opslaan’ staat standaard uit. Wil je deze functie gebruiken? Dan kun je deze inschakelen in de ‘aankoopworkflow’.
Slim en volledig analyseren: Als je dit aanzet, leest Moneybird de bijlage en zet het document zo volledig mogelijk klaar, met een minimaal aantal factuurregels. Zet je dit uit, dan verwerkt Moneybird documenten globaler en vul je meer gegevens zelf in. Meer over automatische verwerking lees je in Scan en herken voor inkomende documenten.
Automatisch opslaan: Als slim analyseren aanstaat, kun je instellen of Moneybird bepaalde documenten automatisch opslaat. Standaard doet Moneybird dit niet. We rollen deze instelling stap voor stap uit over alle administraties. Zie je de instelling nog niet staan? Dan is jouw administratie nog niet aan de beurt.
Je hebt drie opties:
Niets automatisch opslaan: je controleert en bewaart elk document zelf. Dit is de standaard.
Terugkerende documenten: Moneybird slaat het document automatisch op als het gelijk is aan het vorige document van hetzelfde contact. Aanpassingen die je eerder hebt gemaakt op vergelijkbare documenten neemt Moneybird mee.
Terugkerende documenten en goed presterende contacten: Moneybird slaat ook documenten op van contacten waarvan de vijf meest recent verwerkte documenten van hetzelfde type gemiddeld 95% of hoger scoren. Alleen documenten van meer dan één dag oud tellen mee.
Ook als een document aan de voorwaarden voldoet, slaat Moneybird het in twee gevallen niet op:
Er staat al een ander document van hetzelfde soort met hetzelfde factuurnummer en hetzelfde contact in je administratie. Zo kun je zelf controleren of het dubbel is ingeboekt.
Er staat een waarschuwing op het document. Dit geldt alleen bij de optie 'Terugkerende documenten en goed presterende contacten'.
Als Moneybird een document automatisch opslaat, zie je dat in de documenthistorie met een toelichting.
Op het tabblad Inkomend kun je filteren op automatisch opgeslagen documenten.
Contacten aanmaken voor bonnetjes: Moneybird maakt standaard een nieuw contact aan als het contact op een bon nog niet in je administratie staat. Werk je met verzamelcontacten, dan kun je dit hier uitzetten. Meer over contacten bij bonnen lees je in Contacten bij aankoopfacturen en bonnetjes.
Betalen van inkomende documenten
Hier stel je in hoe Moneybird betalingen klaarzet als je dat aangeeft tijdens het verwerken van een document.
Van rekening: Kies de bankrekening die Moneybird gebruikt voor betalingen. De betaling verschijnt bij 'Te verzenden' op Bank > Betalingen voor die rekening.
Betaaldatum: Kies wanneer de betaling wordt klaargezet:
Direct: de betaling wordt vandaag klaargezet.
3 dagen voor de vervaldatum: Moneybird kijkt naar de vervaldatum op de factuur en zet de betaling 3 dagen eerder klaar. Is er geen vervaldatum bekend, dan valt Moneybird terug op 'Direct'.
Betaling klaarzetten tijdens het verwerken
Tijdens het verwerken van een aankoopfactuur of bon zie je vlak boven de opslaanknop een blok voor de betaling. Wat je ziet hangt af van de situatie:
Betaling gevonden: Moneybird heeft een overeenkomende transactie in je bankrekening gevonden. Je kunt deze koppelen aan het document. Heb je het document toch nog niet betaald? Kies dan voor 'Zet een betaling klaar'.
Document al betaald: Uit de documentanalyse blijkt dat de factuur of bon al betaald is. Zodra de bijbehorende transactie binnenkomt, koppelt Moneybird deze automatisch.
Automatische afschrijving onderweg: Het bedrag wordt automatisch afgeschreven óf omdat je het contact hebt ingesteld als domiciliëring-contact, óf omdat dat op de factuur staat. Moneybird zet de status alvast op 'In betaling'. Bij automatische afschrijving via documentanalyse kun je dit uitschakelen als het niet klopt.
Betaling klaarzetten: In alle andere gevallen zie je een schakelaar waarmee je zelf een betaling klaarzet. Moneybird gebruikt hiervoor de rekening en betaaldatum die je in de aankoopworkflow hebt ingesteld.
Let op: het betaalblok is alleen zichtbaar bij documenten met de status 'Nieuw'. Na het opslaan stel je een betaling in via Betalingen doen vanuit Moneybird.
Rekeningnummer invullen
Als je een betaling klaarzet, heeft Moneybird een rekeningnummer (IBAN) nodig. Drie situaties zijn mogelijk:
Geen rekeningnummer bekend: Je vult zelf een IBAN in. Moneybird slaat dit automatisch op bij het contact.
Rekeningnummer gevonden via analyse: Moneybird heeft dit IBAN gevonden op de factuur of bon, maar heeft het nog niet opgeslagen bij het contact. Moneybird slaat het automatisch op zodra je de betaling klaarzet.
Rekeningnummer op document wijkt af van het contact: Moneybird gebruikt het IBAN van het document voor de betaling. Je kunt er zelf voor kiezen om het rekeningnummer bij het contact bij te werken.