In Moneybird maak je eenvoudig een factuur van een geaccepteerde offerte. Je opent de geaccepteerde offerte en klikt bovenaan op 'Factureer offerte'.

Moneybird maakt dan een kopie van je offerte als conceptfactuur. Die conceptfactuur kun je nog aanpassen. Rechts naast de nieuwe factuur zie je op basis van welke offerte Moneybird deze factuur maakte. De factuur krijgt de standaard workflow, tenzij je bij het contact een andere factuurworkflow instelde. Ook krijgt de factuur de standaard huisstijl.

Heb je de offerte gefactureerd, dan kun je die als 'Gefactureerd' markeren via 'Wijzig status'. Je kunt de status van een offerte altijd zelf wijzigen. Dat heeft geen gevolgen voor je boekhouding en is alleen voor je eigen overzicht.

Hangt er geen geldig contact meer aan de offerte, bijvoorbeeld omdat je dat contact verwijderde of samenvoegde? Dan kun je de offerte niet factureren en de status niet op 'Gefactureerd' zetten. Je hebt twee opties:

Daarna kun je de offerte wel als gefactureerd markeren.

Grote opdrachten factureer je vaak in stappen, bijvoorbeeld met een aanbetaling vooraf. Je hoeft de factuur daarvoor niet zelf aan te passen. Naast de knop 'Factureer offerte' staat het menu `Meer factuuropties` met twee extra keuzes.

Klik op het pijltje naast 'Factureer offerte' en selecteer Deelfactuur maken. Vul het percentage van de offerte in dat je nu wilt factureren. Alle offerteregels komen op de factuur. Moneybird voegt een regel 'Niet op deze deelfactuur' toe met het bedrag dat je nog niet factureert.

Je kunt zo meerdere deelfacturen maken, bijvoorbeeld 50% als aanbetaling en 30% bij de start van het werk. Moneybird bewaakt het totaal en geeft een melding als het percentage niet meer past. Heeft de offerte de status 'Geaccepteerd' nog niet, dan krijgt de offerte die status zodra je de deelfactuur maakt.

Klik op het pijltje naast 'Factureer offerte' en selecteer Eindfactuur maken om het restant in één keer te factureren. Op deze factuur staat een regel 'Al gefactureerd' met het bedrag dat je eerder al in rekening bracht. Moneybird rekent zelf uit wat er nog openstaat, ook als de offerte korting heeft of als je een eerdere deelfactuur hebt aangepast of gecrediteerd. Deze keuze verschijnt alleen als er al een factuur voor de offerte is en er nog iets te factureren valt.

Let op: heeft een eerdere factuur een andere valuta dan de offerte, dan kun je geen eindfactuur maken. De bedragen zijn dan niet bij elkaar op te tellen.

Rechts naast de offerte zie je hoeveel je al factureerde, bijvoorbeeld 'Gefactureerd: € 2.970,00 van € 9.900,00'. Op de deelfactuur zelf staat om welk percentage van welke offerte het gaat.

Crediteer of verwijder je een factuur, dan daalt het gefactureerde bedrag weer. Het verwijderen van een factuur zie je terug in de tijdlijn van de offerte.

De melding om de offerte als gefactureerd te markeren verschijnt pas als alle facturen samen het volledige offertebedrag dekken.

Wil je een offerte omzetten naar een recurrente factuur? Dat kan in twee stappen: