Je aankoopfacturen en bonnen kun je in Moneybird toevoegen op het tabblad Inkomend. Je kunt bestanden in het formaat pdf, jpg, jpeg, png, gif, xml, heif en heic toevoegen. Als je een afbeelding niet kunt selecteren dan heeft deze geen geldig formaat. Er zijn verschillende mogelijkheden om de facturen en bonnen toe te voegen:

Je kunt je bestanden overal op het tabblad Inkomend neerzetten. Tijdens het slepen kleurt het hele scherm. Zo zie je dat je ze overal los kunt laten. Meerdere bestanden tegelijk kan ook.

Nadat de aankoopfacturen en bonnen zijn toegevoegd, kun je ze in je administratie verwerken. De documenten staan met de status 'Nieuw' bij Inkomend. Documenten met status 'Nieuw' zijn nog niet verwerkt en tellen nog niet mee in je boekhouding en btw-aangifte.

Als je meerdere bijlagen wilt toevoegen, dan kun je alle bestanden in één e-mail doorsturen naar je speciale Moneybird e-mailadres. Alle bestanden worden dan toegevoegd aan één inkomend document.

Je kunt ze ook later nog toevoegen. Open het document en klik onder de bijlage op 'Toevoegen'. Meer over de bijlageweergave lees je in Verwerk aankoopfacturen en bonnen.

Wil je zien welke aankoopfacturen of bonnen nog geen bijlage hebben? Gebruik dan in het tabblad Inkomend het filter 'Bijlage' en kies voor 'Zonder bijlage'. Zo zie je in één oogopslag welke documenten nog een origineel nodig hebben.

Je kunt als boekhouder of accountant de gefilterde URL ook delen met de ondernemer, zodat de eigenaar van de administratie direct ziet welke bonnen of facturen nog aangeleverd moeten worden.

Als je de aankoopfactuur of bon opent, klik je bovenaan op het prullenbakje. Let op: het verwijderen is definitief. Je kunt een aankoopfactuur niet verwijderen als er een betaling aan gekoppeld is, zoals een betaalbatch, een domiciliëring of een Mollie-betaling.

Ontvang je regelmatig dezelfde aankoopfactuur, bijvoorbeeld voor verzekeringskosten of abonnementen? Maak deze aankoopfactuur dan periodiek. Zo hoef je de aankoopfactuur niet elke keer handmatig opnieuw in te voeren.

Nadat je de eerste aankoopfactuur hebt opgeslagen, kun je bovenaan klikken op 'Periodiek uit' om deze functie te activeren. Vervolgens stel je de gewenste frequentie in (bijvoorbeeld maandelijks, per kwartaal of jaarlijks) én geef je aan hoe vaak de aankoopfactuur nog automatisch aangemaakt moet worden.

Wil je een periodieke aankoopfactuur weer uitschakelen, dan kan dat in een van de aankoopfactuur die reeds verwerkt is in je administratie. Je kunt in de aankoopfactuur bovenaan klikken op 'Periodiek AAN' om deze functie te deactiveren.

Wil je een periodieke aankoopfactuur weer uitschakelen? Open dan een aankoopfactuur die je al hebt verwerkt. Klik bovenaan op 'Periodiek aan' om de functie uit te zetten.

Op dit moment is het niet mogelijk om een aankoopfactuur te dupliceren. Een verkoopfactuur kan wel worden gedupliceerd via de optie Extra, maar deze functionaliteit is nog niet beschikbaar voor aankoopfacturen.