Moneybird helpt je om dubbele contacten te herkennen en samen te voegen. Zo staan al je documenten op de juiste plek. Moneybird verwerkt inkomende documenten dan ook beter automatisch.
Moneybird detecteert mogelijke dubbelen
Moneybird zoekt automatisch naar contacten die mogelijk dubbel zijn. Als Moneybird dubbelen gevonden heeft, zie je op het tabblad 'Contacten' een kaartje met de melding 'Voeg deze samen om documenten nóg beter automatisch te verwerken.' Klik op 'Contacten samenvoegen' om een overzicht te zien van alle dubbelen die Moneybird gevonden heeft.
Per groep kun je kiezen:
- Contacten samenvoegen: ga naar het samenvoegscherm om te kiezen welke gegevens je bewaart.
- Suggestie afwijzen: als het toch niet hetzelfde contact is.
Handmatig samenvoegen
Je kunt contacten ook altijd handmatig samenvoegen. Open het contact dat je wilt samenvoegen en klik op Extra > Contacten samenvoegen. Je gaat dan direct naar het samenvoegscherm.
Het samenvoegscherm
In het samenvoegscherm zie je de contacten naast elkaar. Moneybird zet automatisch de beste match voor je klaar. Per gegeven, zoals de naam, het e-mailadres en het adres, kies je welke versie je wilt bewaren. Klik daarna op ‘Contacten samenvoegen’.
Alle documenten van beide contacten zijn daarna terug te vinden bij het contact dat bewaard blijft. Moneybird past de gegevens op je facturen niet aan.
Opgeslagen Mandaat
Mandaten gaan niet automatisch mee bij het samenvoegen. Dit geldt voor zowel SEPA-domiciliëring als Moneybird Online Betaalmethoden. Moneybird geeft een waarschuwing als een van de contacten een actief mandaat heeft. Het mandaat van het contact dat verdwijnt, gaat verloren.
Vergrendelde periodes
Let op: heb je een periode vergrendeld? Dan zet Moneybird documenten van het verwijderde contact met een datum in de vergrendelde periode niet over naar het bewaarde contact. Als die documenten wel overgezet zouden worden, veranderen boekingen in bijvoorbeeld het debiteuren- of crediteurenoverzicht en dat is niet toegestaan in een vergrendelde periode. Je krijgt hierover een melding tijdens het samenvoegen. De documenten blijven wel bewaard, maar zijn niet meer te vinden via het overgebleven contact.