Soms staan op één factuur zowel omzet als kosten. Dat komt bijvoorbeeld voor bij een factuur van Bol.com. In Moneybird kun je omzet en kosten niet met één factuur inboeken. Je voegt de factuur daarom in twee delen toe:
Voor het gedeelte met de kosten voeg je een aankoopfactuur toe via het tabblad Inkomend.
En voor de omzet maak je een externe verkoopfactuur aan via
Facturen > Externe facturen, of een credit inkomende factuur die omzet bevat op het tabblad Inkomend.
Met beide manieren wordt de omzet op dezelfde manier in de rapporten verwerkt, het maakt niet uit welke manier je gebruikt. Het is wel aan te raden om in het geval van externe omzet steeds dezelfde manier te gebruiken.
Factuur van Bol.com
Verkoop je via Bol.com, dan ontvang je een factuur met zowel de omzet als de kosten. Die verwerk je met de twee stappen hierboven.
Via Bol.com krijgen de klanten een betaaloverzicht zonder btw. Maar soms wil de klant een factuur met btw ontvangen. Voor de factuur met btw die je naar je klant wilt sturen, kun je een verkoopfactuur toevoegen.
Let op: als je in Moneybird een nieuwe factuur aanmaakt voor je klant, dan telt die factuur mee als omzet. Omdat je de factuur van Bol.com al als omzet in je administratie opneemt, krijg je dubbele omzet als je ook nog een aparte verkoopfactuur toevoegt, terwijl je in werkelijkheid geen dubbele omzet hebt.
Wat je zou kunnen doen, is per aankoop direct een gewone verkoopfactuur toevoegen op het tabblad Facturen in plaats van dat je de Bol-omzet als externe factuur toevoegt. Je verkoopfactuur kun je in eerste instantie handmatig verzenden via Verzenden > Verzend factuur > Factuur handmatig verzenden. Daarmee wordt de factuur alleen als verzonden aangemerkt, maar wordt er geen e-mail met factuur naar je klant gestuurd.
Mocht je klant dan een btw-factuur willen, dan kun je de factuur opnieuw verzenden naar je klant via Verzenden > Verzend factuur opnieuw.
Je kunt de externe factuur ook verwijderen zodra er om een btw-factuur wordt gevraagd. Let op: Moneybird houdt alle gebeurtenissen in je administratie bij en die zijn op te vragen. Krijg je een controle en zijn er vaak facturen verwijderd, dan kan dat vragen opleveren.
Je kunt het beste één van beide werkwijzen aanhouden, of alleen externe facturen of alleen verkoopfacturen. Kies je voor verkoopfacturen, dan kun je de aankoopfactuur met de kosten niet gemakkelijk tegen de verkoopfactuur wegstrepen. Je kunt in dat geval beter beide facturen, de verkoopfactuur en de aankoopfactuur, koppelen aan de banktransactie met de uitbetaling van Bol.