Dit is bijvoorbeeld het geval als je klant failliet is gegaan en je bericht van de curator hebt ontvangen dat er geen bedrag wordt uitgekeerd. Is de uiterste betaaldatum meer dan een jaar geleden? Dan kun je de factuur ook oninbaar markeren. Een oninbaar-markering geldt altijd voor het openstaande bedrag. Is er al een gedeeltelijke betaling geregistreerd, dan markeer je de factuur oninbaar voor het resterende bedrag.
Factuur oninbaar markeren
Open de factuur en kies bovenaan voor Extra > Markeer als oninbaar. Je krijgt een samenvatting te zien van de acties die worden uitgevoerd.
Kies de datum per wanneer je de factuur als oninbaar wilt markeren. Deze datum moet aan een aantal voorwaarden voldoen:
De datum moet recenter zijn dan de factuurdatum;
De datum moet recenter zijn dan de eventuele datum van markeren als dubieus;
Moneybird houdt deze voorwaarden automatisch in de gaten, je kunt alleen datums selecteren die aan deze voorwaarden voldoen.
Zodra je een datum kiest, zie je direct in welk kwartaal de btw en omzet worden tegengeboekt. Let op: als dat kwartaal afwijkt van het kwartaal van de oorspronkelijke factuur, verschijnt er een waarschuwing. Controleer dan goed of je de juiste datum hebt gekozen, want oninbaar markeren kan niet ongedaan worden gemaakt.
Heb je technische kennis? Dan kun je facturen ook als oninbaar markeren via de API.
Het is niet mogelijk om facturen in bulk als oninbaar te markeren. Markeer elke factuur individueel.
Gevolgen van het oninbaar markeren
Als je een factuur oninbaar markeert, veranderen er een aantal dingen in je administratie:
De factuur krijgt de status 'Oninbaar'. Deze status is alleen voor jou zichtbaar. Als je klant de factuur online bekijkt, ziet hij deze status niet. Voor de klant blijft de status 'Verlopen'.
De factuur wordt niet meer meegenomen als je een herinnering naar de klant stuurt.
Het oninbare bedrag zonder de btw wordt als kosten geboekt in je resultatenrekening. Hierdoor wordt je winst lager.
De btw over het oninbare bedrag wordt negatief geboekt op de datum die je hebt gekozen. Moneybird gebruikt daarvoor dezelfde btw-rooster als bij het verzenden van de factuur. Gaat het om 21% Nederlandse btw, dan is dat rooster 1a. De btw over die periode wordt hierdoor lager, zodat je minder btw hoeft af te dragen.
Op de achtergrond worden verschillende boekingen gemaakt.
Je ontvangt alsnog de betaling
Het kan voorkomen dat je toch nog wel een betaling van de klant ontvangt, nadat je de factuur als oninbaar hebt gemarkeerd. Je kunt de betaling dan op de normale manier bij de factuur registreren.
Als je een betaling bij de factuur registreert, is de factuur niet meer (volledig) oninbaar. Moneybird maakt dan automatisch extra boekingen op de datum van de betaling. Het betaalde bedrag wordt gesplitst in een deel negatieve oninbare omzet en een deel te betalen btw. De btw wordt berekend naar verhouding van de btw-tarieven op de factuur.
De negatieve oninbare omzet zie je terug in je resultatenrekening: het bedrag bij de kostencategorie 'Oninbare omzet' is lager geworden. De btw vind je terug op je balans bij 'Te betalen btw' en in het btw-aangifte-rapport. Daar staat het bedrag bij de roosters van de btw-tarieven die op de factuur zijn gebruikt. Het te betalen btw-bedrag is hoger geworden.
Het is niet mogelijk om een oninbaar-markering ongedaan te maken.
Creditfactuur sturen voor een oninbare factuur
Een oninbare factuur kun je niet rechtstreeks dupliceren naar een creditfactuur. Of het verstandig is om een creditfactuur te sturen voor een oninbare factuur, hangt af van de situatie. Twijfel je? Overleg dat dan met je boekhouder.
Wil je toch een creditfactuur sturen? Dat kan via een omweg:
Ga naar de oninbare factuur en klik op
Extra > Dupliceer factuur.Maak de conceptfactuur negatief door voor het aantal op elke factuurregel een minteken te zetten.
Pas zonodig de voetnoot van de factuur aan.
Verstuur deze creditfactuur naar je klant.
Streep de facturen tegen elkaar weg. Bovenaan de creditfactuur vind je de optie ‘Deze creditfactuur crediteert een onbetaalde factuur. Wil je beide facturen tegen elkaar wegstrepen door voor beide facturen een betaling te registreren?’. Kies hier voor ‘Registreer betaling’.
De boekingen die zijn gemaakt bij het oninbaar markeren blijven bestaan. De creditfactuur en de geregistreerde betalingen zorgen voor extra boekingen op verschillende datums, die je ook terugziet in je rapporten.
Lees ook: