Nadat je transacties hebt toegevoegd aan je administratie, koppel je ze aan een factuur of categorie. Je vindt je transacties op het tabblad Bank. Er zijn twee manieren om een transactie te koppelen.

Heb je een scan of foto van een bon of aankoopfactuur? Sleep het bestand direct op de transactie in het overzicht. Moneybird analyseert het bestand automatisch, maakt een nieuwe aankoopfactuur of bon aan en koppelt die aan de transactie.

Je kunt een bestand uploaden in de volgende formaten: PDF, JPG, PNG, GIF, SVG, HEIF of HEIC.

Klik op Koppel openstaand bedrag bij een transactie op het tabblad Bank. Het formulier opent en Moneybird geeft een suggestie voor een passende factuur of categorie. Is de suggestie correct, dan koppel je met één klik. Klopt de suggestie niet, dan zoek je zelf het juiste document op.

Kies je voor zoeken, dan kun je filteren op alles, alleen facturen, alleen inkomende documenten of alleen categorieën. Vul een zoekterm in en selecteer het juiste document. De groene bolletjes zijn facturen met de status betaald. De gele/bruine bolletjes zijn nog openstaande facturen.

In het veld aan de rechterkant staat het bedrag dat wordt gekoppeld. Dit is nooit hoger dan het openstaande bedrag van de factuur of bon, en ook nooit hoger dan het transactiebedrag. Klopt het bedrag niet? Pas het zelf aan.

Kies je bij het verwerken van een transactie voor 'Nieuwe aankoopfactuur' of 'Nieuwe bon', dan kun je direct een bijlage uploaden. Moneybird voegt de bijlage toe aan het document en analyseert deze automatisch.

Gebruik een categorie als er geen btw aan de orde is. Is er wel btw, dan is het beter een factuur te bewaren en in te boeken. Zo voldoe je ook aan de bewaarplicht van de FOD Financiën.

Twijfel je over welke categorie je moet kiezen? Vraag je boekhouder. De keuze heeft invloed op je rapporten.