Bij het aanmaken van een factuur kies je het contact, stel je een kenmerk in en bepaal je de workflow. Je kunt ook extra velden invullen die je vooraf hebt ingesteld.

Stuur je de eerste factuur naar een klant en heb je de gegevens nog niet in Moneybird opgeslagen? Dan geeft Moneybird de mogelijkheid om een nieuw contact toe te voegen. Je gaat automatisch naar het tabblad Contacten en voegt het contact toe. Via 'terug naar de factuur' ga je terug naar het tabblad Facturen om verder te gaan met je factuur.

Het is niet verplicht om een kenmerk in te vullen, maar vaak wel handig. Met een kenmerk zien jij en de klant sneller waar de factuur voor is. In het overzicht op het tabblad Facturen zie je het kenmerk ook terug in de lijst. Op de factuur komt het kenmerk onder het factuurnummer te staan.

Het factuurnummer en de factuurdatum hoef je zelf niet aan te geven. Zodra je de factuur verzendt, regelt Moneybird dit voor je. Het factuurnummer volgt de instellingen voor de factuurnummering. De factuurdatum is de dag waarop je de factuur verzendt. Wil je dit toch zelf invullen? Klik dan op het potlood-icoontje om het factuurnummer of de datum aan te passen.

In de workflow bepaal je de taal van de factuur, de betaalmethode en de e-mailtekst. Als je verschillende workflows gebruikt, kies je bij het aanmaken van de factuur welke workflow je wilt gebruiken.

Moneybird zorgt ervoor dat de gegevens die je verplicht van de FOD Financiën op je facturen moet zetten, ook daadwerkelijk op de factuur komen. Maar het kan zijn dat je extra gegevens op de factuur wilt vermelden, bijvoorbeeld een ordernummer of een afleveradres. Hiervoor kun je extra velden maken in Moneybird. Heb je een extra veld aangemaakt voor facturen, dan kun je het veld hier invullen. Op de factuur komen extra velden onder het factuurnummer te staan.

Kom je tijdens het aanmaken van een factuur erachter dat de gegevens van de klant niet kloppen? Klik aan de rechterkant van de factuur op de naam van de klant en pas de gegevens direct aan. Je kunt het contact ook opzoeken via het tabblad Contacten.

Heb je de contactgegevens al gewijzigd in het tabblad Contacten, en wil je die wijziging doorvoeren op een al verzonden factuur? Open dan de betreffende factuur en klik op de naam van het contact. Moneybird toont een melding met de vraag of je de adresgegevens wilt bijwerken. Klik op 'Ja, werk de adresgegevens bij' om de nieuwe gegevens ook op de factuur te zetten. Daarna kun je de factuur via Verzenden > Verzend factuur opnieuw opnieuw naar je klant sturen. Lees eerst wat er bij het wijzigen van een verzonden factuur komt kijken.