Je aankoopfacturen en bonnen kun je in Moneybird toevoegen op het tabblad Inkomend. Je kunt bestanden in het formaat pdf, jpg, jpeg, png, gif, xml, heif en heic toevoegen. Als je een afbeelding niet kunt selecteren dan heeft deze geen geldig formaat. Er zijn verschillende mogelijkheden om de facturen en bonnen toe te voegen:
Je kunt documenten uploaden via de webapplicatie
Documenten die je per e-mail ontvangt, kun je doorsturen naar het speciale Moneybird e-mailadres. Moneybird zal de bijlagen automatisch opslaan.
Via onze mobiele apps kun je documenten toevoegen en foto's maken van bijvoorbeeld bonnetjes.
Je kunt aankoopfacturen ontvangen via Peppol
Nadat de aankoopfacturen en bonnen zijn toegevoegd, kun je ze in je administratie verwerken. De documenten staan met de status 'Nieuw' bij Inkomend.
Extra bijlage toevoegen aan een aankoopfactuur of bon
Als je meerdere bijlagen wilt toevoegen, dan kun je alle bestanden in één e-mail doorsturen naar je speciale Moneybird e-mailadres. Alle bestanden worden dan toegevoegd aan één inkomend document.
Je kunt ze ook later nog toevoegen door het document te openen en daar je bijlagen toe te voegen bij het blok 'Klik hier of sleep een bestand'.
Documenten zonder bijlage opzoeken
Wil je zien welke aankoopfacturen of bonnen nog geen bijlage hebben? Gebruik dan in het tabblad Inkomend het filter 'Bijlage' en kies voor 'Zonder bijlage'. Zo zie je in één oogopslag welke documenten nog een origineel nodig hebben.
Je kunt als boekhouder of accountant de gefilterde URL ook delen met de ondernemer, zodat de eigenaar van de administratie direct ziet welke bonnen of facturen nog aangeleverd moeten worden.
Hoe kan ik een aankoopfactuur of bon weer verwijderen?
Als je de aankoopfactuur of bon opent, klik je bovenaan op het prullenbakje. Let er op dat het verwijderen definitief is. Alleen als een aankoopfactuur is meegenomen in een betaalbatch, kan deze niet worden verwijderd.
Terugkerende aankoopfacturen
Ontvang je regelmatig dezelfde aankoopfactuur, bijvoorbeeld voor verzekeringskosten of abonnementen? Maak deze factuur dan recurrent. Zo hoef je de factuur niet elke keer handmatig opnieuw in te voeren.
Recurrente factuur activeren
Nadat je de eerste factuur hebt opgeslagen, kun je bovenaan klikken op ‘Recurrent UIT’ om deze functie te activeren. Vervolgens stel je de gewenste frequentie in (bijvoorbeeld maandelijks, per kwartaal of jaarlijks) én geef je aan hoe vaak de factuur nog automatisch aangemaakt moet worden.
Recurrente factuur deactiveren
Wil je een recurrente factuur weer uitschakelen, dan kan dat in een van de facturen die reeds verwerkt is in je administratie. Je kunt in de factuur bovenaan klikken op 'Recurrent AAN' om deze functie te deactiveren.
Overzicht recurrente facturen
Wil je al je recurrente facturen terugvinden? Gebruik dan in het tabblad Inkomend het filter (linksboven) ‘Recurrent’.
Aankoopfactuur dupliceren
Op dit moment is het niet mogelijk om een aankoopfactuur te dupliceren. Een verkoopfactuur kan wel worden gedupliceerd via de optie Extra, maar deze functionaliteit is nog niet beschikbaar voor aankoopfacturen.