Samen met de Nederlandse en Belgische overheid en vele softwareleveranciers is een standaard opgezet voor het volledig automatisch uitwisselen van facturen tussen overheid, grote bedrijven en kleine ondernemers via Peppol. Facturen worden verstuurd via het beveiligde Peppol-netwerk. Dus direct van boekhoudprogramma naar boekhoudprogramma, zonder gebruik te hoeven maken van e-mail.
In zowel Nederland als België stellen overheidsinstellingen het verplicht om via Peppol te factureren. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen gebruiken.
Papieren of PDF-factuur wordt een UBL-bestand
Om facturen automatisch te kunnen verwerken moeten de facturen 'leesbaar' zijn voor ieder systeem. Op een papieren of PDF-factuur is nooit precies te herleiden wat de betekenis is van de getallen op de factuur. Volledige automatische verwerking is daarbij niet mogelijk. Daarom wordt er bij Peppol gebruikgemaakt van een UBL-bestand dat op een gestructureerde manier alle gegevens bevat die op de factuur staan. Iedere softwareleverancier die aangesloten is bij Peppol kan dat UBL-bestand verwerken in zijn of haar administratie.
Voordelen
Gebruikmaken van Peppol biedt zowel voor de verzender als de ontvanger voordelen, namelijk:
Verzender: als je facturen verzendt via Peppol, dan weet je zeker dat de ontvanger de factuur ook echt in zijn boekhoudprogramma ontvangen heeft. Dus nooit meer de onzekerheid of de factuur in de spamfolder beland is, of misschien helemaal niet aangekomen is.
Ontvanger: als je een factuur ontvangt via Peppol, dan komt deze automatisch in jouw boekhoudprogramma te staan en alle gegevens worden automatisch ingevuld. Je hoeft dus niets meer over te typen.
Voor wie Peppol geschikt is
Om gebruik te kunnen maken van Peppol, moeten beide partijen aangemeld zijn bij Peppol: de afzender en de ontvanger van de factuur. Als gebruiker van Moneybird kun je gratis gebruikmaken van Peppol.
Alle gebruikers van Moneybird met een Nederlands of Belgisch bedrijf kunnen zich aanmelden bij Peppol. Factureer je alleen aan particulieren, dan is het helaas niet mogelijk om je facturen via Peppol te verzenden.
Verzenden kan vanuit twee pakketten, ontvangen maar vanuit één
Je bedrijf staat met één registratie in het Peppol-netwerk, bij één serviceprovider. Inkomende facturen komen daarom altijd op één plek binnen. Je kunt dus niet in twee boekhoudpakketten tegelijk Peppol-facturen ontvangen.
Verzenden ligt anders. Als Belgische ondernemer kun je vanuit twee verschillende boekhoudpakketten facturen via Peppol versturen. Voor verzenden vanuit Moneybird hoef je je registratie dus niet te verhuizen. Vanuit één boekhoudpakket kun je facturen via Peppol verzenden én ontvangen.
Wil je in Moneybird ontvangen en toch je oude pakket blijven gebruiken? Dan laat je kopieën van inkomende Peppol-documenten doorsturen naar dat pakket. Lees hoe dat werkt in Aanmelden voor Peppol.
Selfbillingfacturen via Peppol
Moneybird ondersteunt het ontvangen van selfbillingfacturen via Peppol. Je kunt ook zelf UBL-bestanden uploaden. Selfbillingfacturen worden dan automatisch herkend en correct verwerkt.
Wanneer zowel verzenden als ontvangen via Peppol is ingeschakeld, worden selfbillingfacturen automatisch via Peppol ontvangen. Ze verschijnen in het overzicht als gewone inkoopfacturen.
Ben je alleen aangemeld voor het verzenden via Peppol? Dan kun je selfbillingfacturen alsnog ontvangen door deze zelf als UBL-bestand te uploaden. Ook in dat geval herkent Moneybird de selfbillingfactuur automatisch en wordt deze correct verwerkt.
De facturen worden aangemaakt als een negatieve inkomende factuur, met het vinkje 'Deze creditfactuur bevat inkomsten die onder omzet vallen'. Zo wordt je omzet juist geboekt. Daarbij gebeurt automatisch het volgende:
De bedragen worden geflipt (gespiegeld).
Het contact wordt omgedraaid: dit is niet langer de klant, maar de leverancier.
Dankzij deze automatische verwerking zijn geen extra handmatige aanpassingen nodig. Selfbillingfacturen worden zo correct meegenomen in je administratie.
Lees ook: Aanmelden voor Peppol.