In Moneybird gebruiken we de term 'Categorieën' in plaats van grootboekrekeningen. Je categoriseert factuurregels zodat je verkopen en inkopen correct in de rapporten verschijnen. Zo houd je inzicht in je inkomsten en uitgaven. Bij aanmelding zet Moneybird automatisch de juiste categorieën klaar op basis van je rechtsvorm, bepaald aan de hand van het KVK-nummer in je administratie.
Alle categorieën hebben een RGS 3.5-code nodig. RGS (Referentie GrootboekSchema) is een gestandaardiseerde codering waarmee je makkelijk gegevens uitwisselt met andere softwarepakketten.
Categorieën importeren is niet mogelijk. Je voegt ze altijd toe via Instellingen > Categorieën.
Toevoegen vanuit standaard verzameling
Ga naar Instellingen > Categorieën en klik bovenaan op 'Toevoegen'. Je voegt categorieën voor de resultatenrekening en de balans toe vanuit een standaard verzameling.
We raden aan om categorieën toe te voegen vanuit de standaard verzameling, omdat daarin de meestgebruikte categorieën al staan. Het inrichten van je categorieënstructuur is belangrijk. Categoriseer je je omzet en kosten consequent, dan krijg je via de resultatenrekening goed inzicht in je bedrijfsvoering. Weet je niet zeker in welke categorie bepaalde boekingen thuishoren? Overleg dan met je boekhouder.
Losse categorie toevoegen
Staat je gewenste categorie niet in de standaard verzameling? Dan voeg je een losse categorie toe op basis van het RGS (niveau 3 en 4). Je ziet deze optie via 'Toevoegen' onder de standaard verzameling. Kies eerst of de categorie voor de resultatenrekening of de balans is.
Daarna zoek je de gewenste categorie op naam of RGS-code. Moneybird toont slimme suggesties om uit te kiezen.
Geeft Moneybird geen passende suggestie, kies dan 'Selecteer handmatig een categorie'. Je ziet dan een volledige lijst. Het is niet mogelijk om een volledig eigen categorie aan te maken. Kies de categorie die het meest aansluit bij wat je nodig hebt. Twijfel je? Overleg dan met je boekhouder.
Bij een losse categorie stel je het volgende in:
Je geeft de categorie een eigen naam.
Je voegt een omschrijving toe. Die verschijnt in het overzicht als extra informatie via het i-teken.
De RGS-code wordt automatisch ingevuld. Je past hem alleen aan door een andere categorie in de lijst te selecteren.
Als meerdere categorieën bij elkaar horen, kies je een bovenliggende categorie. Moneybird telt de bedragen van onderliggende categorieën bij elkaar op en toont het totaal bij de bovenliggende categorie.
De grootboekcode wordt automatisch ingevuld.
Bij het zoeken staat standaard een filter per rechtsvorm ingesteld, zodat minder gebruikte categorieën niet direct zichtbaar zijn. Zet 'Uitgebreid' aan om alle categorieën te zien, waaronder ook categorieën zoals 'Voorzieningen'.
Overzicht van actieve categorieën
Via Instellingen > Categorieën zie je een overzicht van alle actieve categorieën, opgedeeld in categorieën voor de resultatenrekening en de balans.
Je kunt categorieën ook aanpassen, deactiveren of verwijderen.
Taal van categorieën
De taal van de categorieën stel je op twee plekken in:
Via je accountnaam rechtsboven:
Gebruikersaccount > Jouw gegevensstel je de taal van je gebruikersaccount in.Via
Instellingen > Administratiegegevensonder 'Wijzig gegevens' stel je de taal per administratie in.
Staat je administratie op Engels ingesteld, dan lijken de categorieënsets bij het toevoegen in het Nederlands te staan. Moneybird voegt de categorieën echter wel met Engelse namen toe.
Staat je gebruikersaccount op Nederlands maar je administratie op Engels, dan toont Moneybird de categorieën in het Engels.
Categorieën in meerdere administraties
Heb je meerdere administraties in Moneybird, dan kun je categorieën niet automatisch kopiëren of overzetten. Moneybird houdt de gegevens van elke administratie strikt gescheiden.
Heb je de categorieën via een set toegevoegd, dan kun je dat in elke administratie apart herhalen, de sets zijn in iedere administratie hetzelfde. Zet de twee administraties in aparte browservensters naast elkaar om het overzetten makkelijker te maken.