Nadat je transacties hebt toegevoegd aan je administratie, koppel je ze aan een factuur of categorie. Je vindt je transacties op het tabblad Bank. Er zijn twee manieren om een transactie te koppelen.
Bestand slepen op een transactie
Heb je een scan of foto van een bon of aankoopfactuur? Sleep het bestand direct op de transactie in het overzicht. Moneybird analyseert het bestand automatisch, maakt een nieuwe aankoopfactuur of bon aan en koppelt die aan de transactie. Je kunt een bestand uploaden in de formaten PDF, JPG, PNG, GIF, SVG, HEIF of HEIC.
Koppelen via het formulier
Klik op 'Koppel openstaand bedrag' bij een transactie op het tabblad Bank. Het formulier opent en Moneybird geeft een suggestie voor een passende factuur of categorie. Klopt de suggestie, dan koppel je met één klik. Klopt de suggestie niet, dan zoek je zelf het juiste document op.
Zoeken in het formulier
Kies je voor zoeken, dan kun je filteren op alles, alleen facturen, alleen inkomende documenten of alleen categorieën. Vul een zoekterm in en selecteer het juiste document. De groene bolletjes zijn facturen met de status betaald. De gele/bruine bolletjes zijn nog openstaande facturen.
Het bedrag aanpassen
In het veld aan de rechterkant staat het bedrag dat wordt gekoppeld. Dit is nooit hoger dan het openstaande bedrag van de factuur of bon, en ook nooit hoger dan het transactiebedrag. Klopt het bedrag niet? Pas het zelf aan.
Nieuwe aankoopfactuur of bon aanmaken via het formulier
Kies je bij het verwerken van een transactie voor 'Nieuwe aankoopfactuur' of 'Nieuwe bon', dan kun je direct een bijlage uploaden. Moneybird voegt de bijlage toe aan het document en analyseert deze automatisch.
Factuur of categorie: wanneer kies je wat
Gebruik een categorie als er geen btw aan de orde is. Is er wel btw, dan is het beter een factuur te bewaren en in te boeken. Zo voldoe je ook aan de bewaarplicht van de FOD Financiën. Heb je geen bon of factuur? Lees dan Transactie zonder bon of factuur verwerken.
Twijfel je over welke categorie je moet kiezen? Vraag je boekhouder. De keuze heeft invloed op je rapporten.
Verkeerd gekoppeld? Zo herstel je het
Klik op het kettingpictogram naast de boeking op het tabblad Bank. De transactie staat daarna weer open en je kunt hem opnieuw koppelen.
Je kunt ook de factuur openen, op de betaling klikken en 'Ontkoppelen' kiezen. Bij een handmatig geregistreerde betaling staat er 'Verwijder'.
Let op: ontkoppelen is niet mogelijk als de boekhoudperiode vergrendeld is, of als de betaling via Moneybird Online Betaalmethoden binnenkwam.