Takenlijsten helpen jou en je klanten efficiënter en overzichtelijker samen te werken. In plaats van e-mails en spreadsheets kunnen controles, checklists en documenten direct in Moneybird worden beheerd. Dit maakt periodieke controles, btw-aangiftes en jaarafsluitingen eenvoudiger en veilig. Met sjablonen kun je processen standaardiseren en tijd besparen.
Sjablonen toevoegen
In een boekhoudkantoor voeg je via je Gebruikersaccount > Mijn kantoor sjablonen toe. Dit zijn basisversies van takenlijsten die je steeds opnieuw kunt inzetten. Je start een takenlijst vanuit een sjabloon. Alle groepen, taken en koppelingen (zoals rapporten en categorieën) worden automatisch overgenomen.
Ook kun je instellen dat het sjabloon hoort bij een specifieke periode en een vaste deadline heeft. Maak je daarna een nieuwe lijst op basis van dit sjabloon, dan gebruikt Moneybird automatisch de afgelopen periode.
Als je veel administraties hebt, kun je automatisch klantgroepen aanmaken en handmatig werk verminderen.
Per sjabloon zie je:
hoeveel takenlijsten nog openstaan,
voor welke periodes die gelden, en
welke administraties nog werk hebben.
Klik je op een periode, dan zie je direct welke administraties nog bezig zijn en hoe ver ze zijn. Vanuit dit overzicht kun je met één klik naar een specifieke takenlijst gaan.
Daarnaast kan je in je kantoor sjablonen van Moneybird eenvoudig kopiëren en aanpassen op je eigen werkwijze.
Takenlijsten aanmaken
Om een takenlijst in een administratie aan te maken op basis van het sjabloon in je boekhoudkantoor, ga je naar de Administratie > Takenlijsten > Nieuwe takenlijst toevoegen en kies je de sjabloon onder het kopje van jouw boekhoudkantoor.
Met een sjabloon kun je voor specifieke administraties de takenlijst verder afmaken en delen. Een takenlijst bestaat uit losse taken en groepen met één of meer taken. Je kunt de volgorde aanpassen door te slepen met het dubbele-streepicoon.
Hoe je taken toewijst en koppelt aan rapporten of categorieën werkt hetzelfde als in een gewone takenlijst. Lees daar meer over in het artikel Takenlijsten.
Let op: in het sjabloon in het boekhoudkantoor worden nog geen echte taken aangemaakt. In plaats daarvan staan er voorbeeldtaken. Wanneer je de takenlijst aanmaakt op basis van het sjabloon, worden die voorbeeldtaken automatisch omgezet naar echte taken. Is er niets geboekt op een subcategorie voor de periode van de takenlijst? Dan wordt er ook geen taak aangemaakt voor die subcategorie.