In Moneybird maak je recurrente facturen aan via Facturen > Recurrente facturen. Je stelt de frequentie in, het maximale aantal keer dat de factuur aangemaakt wordt en of de facturen automatisch verzonden worden. Vervolgens maak je de factuur op en voer je de factuurregels in.
Wil je direct al een factuur sturen? Maak dan eerst een gewone factuur aan en stuur die naar je klant. Dupliceer daarna die factuur via Extra naar een recurrente factuur. Stel de startdatum in op de datum waarop de tweede factuur verzonden moet worden.
De recurrente facturen staan gesorteerd op volgorde van eerste verzending. De facturen bovenaan zijn als eerste aan de beurt.
Periode op factuurregels
Vermeld op de factuur voor welke periode die geldt, zodat je klant geen vragen heeft. Je hebt twee opties:
Periodeselectie: selecteer de periode op de factuurregel. De periode schuift automatisch mee bij toekomstige facturen. Als de periode twee of meer maanden beslaat, verdeelt Moneybird de omzet evenredig over die maanden in de resultatenrekening.
Datumtags: voeg variabele datums toe aan de tekst van een factuurregel, bijvoorbeeld `{date.month}`. Gebruik datumtags als je niet wilt dat Moneybird de omzet verdeelt over meerdere maanden.
In welk pakket recurrente facturen beschikbaar zijn
In het Compact-pakket is het niet mogelijk om recurrente facturen aan te maken. Wil je wel recurrente facturen gebruiken? Upgrade je account via Instellingen > Abonnement.
Downgraden naar het Compact-pakket kan altijd. Je recurrente facturen blokkeren dat niet.
Je bestaande recurrente facturen blijven daarna gewoon actief staan. Moneybird zet ze niet automatisch stop en verwijdert ze ook niet. Nieuwe recurrente facturen kun je in Compact niet meer aanmaken. In Compact maak je bovendien maximaal één verkoopfactuur per maand aan. Bereik je dat maandlimiet, dan lopen ook je bestaande recurrente facturen vast: de factuur wordt niet aangemaakt en die periode wordt overgeslagen. Je krijgt hiervan een melding. Meer daarover lees je verderop bij Recurrente factuur is niet verzonden in het Compact-pakket.
Wil je geen recurrente facturen meer gebruiken? Zet ze dan zelf stop voordat je downgradet, zodat je geen mislukte facturen krijgt. Wil je ze blijven gebruiken, blijf dan op Start of een hoger pakket.
Recurrente factuur via de API
Via de Moneybird API kun je ook recurrente facturen aanmaken. De documentatie vind je op developer.moneybird.com onder 'Recurring sales invoices'. Facturen die via de API worden aangemaakt, tellen mee in het limiet voor het aantal verkoopfacturen per periode. In elk betaald pakket kun je onbeperkt facturen aanmaken.
Via Zapier is het niet mogelijk om een recurrente factuur aan te maken.
Recurrente factuur pauzeren
Moet de recurrente factuur tijdelijk overgeslagen worden? Open de recurrente factuur en kies Bewerken. Selecteer bij Volgende factuurdatum de datum waarop de factuur weer verzonden moet worden. Controleer de overige gegevens en sla de wijziging op.
Wil je langer pauzeren, zet de factuur dan tijdelijk stop via de sectie hieronder.
Recurrente factuur stopzetten of verwijderen
Je hebt twee opties om een recurrente factuur te beëindigen:
Stopzetten: open de recurrente factuur en klik op Stopzetten. De factuur wordt inactief bewaard. Je vindt inactieve facturen terug via het filter Status: Inactief. Wil je de factuur later hervatten? Open hem en kies Extra > Dupliceer naar recurrente factuur. Er wordt een nieuwe recurrente factuur klaargezet met dezelfde gegevens.
Verwijderen: alleen mogelijk als er nog geen factuur vanuit de recurrente factuur is aangemaakt. Klik op het prullenbak-icoon bovenaan. Zijn er al facturen aangemaakt, dan kunnen de gegevens niet volledig verwijderd worden: ze zijn nog nodig voor die eerdere facturen.
Je kunt ook het maximale aantal aanpassen zodat de recurrente factuur automatisch stopt op de gewenste datum. Bewerk de recurrente factuur en pas het veld Maak nog [aantal] keer aan.
Je kunt recurrente facturen alleen individueel stopzetten; hiervoor is geen bulkfunctie beschikbaar.
Factuur blijft automatisch terugkeren
Heb je per ongeluk een recurrente factuur aangemaakt waardoor steeds dezelfde factuur verschijnt? In de historie van de factuur staat dan 'Factuur aangemaakt op basis van Recurrente factuur #X'. Klik daarop om naar de betreffende recurrente factuur te gaan en zet hem stop of verwijder hem.
Recurrente factuur is niet verzonden
Als het automatisch verzenden mislukt, schakelt Moneybird dit uit. Aan de rechterkant van de recurrente factuur zie je bij Gebeurtenissen de oorzaak van de mislukte verzending.
Recurrente factuur is niet verzonden in het Compact-pakket
In het Compact-pakket kun je maximaal één verkoopfactuur per maand aanmaken. Is dat limiet bereikt, dan kan de recurrente factuur niet aangemaakt worden. Bij de recurrente factuur verschijnt dan de melding: 'Aanmaken van factuur is mislukt. Je hebt het maximale aantal facturen voor deze maand bereikt.'
In dat geval kun je de factuur niet alsnog via de recurrente factuur verzenden. Ga via de recurrente factuur naar een eerder verzonden factuur en dupliceer die via Extra > Dupliceer factuur. Pas de periode aan en stuur de factuur handmatig. Is er nog geen eerdere factuur verstuurd? Maak dan eenmalig handmatig een verkoopfactuur aan. De volgende keer wordt de recurrente factuur wel aangemaakt, mits het limiet dat toelaat.
Verwachte omzet
In het overzicht van je recurrente facturen kun je bovenaan de statistieken openen. De statistieken tonen een schatting van de verwachte toekomstige omzet.
Heb je recurrente facturen met verschillende frequenties (bijvoorbeeld maandelijks en jaarlijks)? Dan rekent Moneybird de omzet van alle facturen terug naar dezelfde periode. Van jaarlijkse facturen wordt 1/12 deel meegenomen in de schatting per maand.
Let op: bij de berekening houdt Moneybird geen rekening met de periodeselectie op de factuurregels, de startdatum of het maximale aantal keer dat de factuur aangemaakt wordt. De uiteindelijke omzet kan afwijken van de schatting.