Wanneer je een inkoopfactuur of bonnetje toevoegt met een bijlage, zoals een pdf, scan of foto, analyseert Moneybird het document.
Moneybird rekent de uitgelezen regels en btw-specificatie na. Op basis daarvan maken we keuzes welke combinatie van regels we op het document plaatsen. We proberen de originele regels te gebruiken of we maken regels aan met de btw-tarieven of desnoods één regel met de totaalprijs.
Moneybird neemt de categorieën en projecten over van een vorige factuur van hetzelfde contact en groepeert vervolgens de regels.
Als laatste verwoordt Moneybird de omschrijvingen van je uitgaven net zo hoe jij dat doet. Had de vorige factuur bijvoorbeeld 'Huur oktober'? Dan wordt het automatisch 'Huur november'.
Controleren en corrigeren
Automatische herkenning is niet altijd 100% perfect. Moneybird vult alleen gegevens in die met hoge zekerheid correct zijn, maar een kleine foutmarge blijft mogelijk.
Controleer daarom altijd even de herkende gegevens. Klopt er iets niet, dan doe je een aanpassing. Zo houd je zelf de controle, terwijl Moneybird het meeste werk voor je doet.
Tip: gebruik UBL-facturen
Vraag je leverancier of ze de factuur kunnen sturen als UBL-factuur. In een UBL-bestand staan alle factuurgegevens op een vaste, gestructureerde manier.
Moneybird kan zo’n factuur automatisch uitlezen, waardoor alle contactgegevens en factuurregels precies worden ingevuld.