Een optionele offerteregel is een offerteregel die bij het online accepteren van de offerte geweigerd of geaccepteerd kan worden. Dit in tegenstelling tot een gewone offerteregel, die altijd geaccepteerd moet worden. Een klant kan bij een optionele offerteregel dus zelf bepalen of deze regel meegenomen wordt in de uiteindelijke offerte.
Een offerte met optionele offerteregels maak je bijna op dezelfde manier als een standaard offerte, op een paar instellingen na:
Checkbox voor optionele regel: Geef bij het toevoegen van een regel aan of dit een optionele regel is. Door de 'optionele regel' checkbox aan te vinken markeer je een regel als optioneel. Dit werkt ook voor producten. In de offerte zijn optionele regels aangegeven met een label. Het is mogelijk om alle regels optioneel te maken, in dit geval moet de klant minimaal één regel online accepteren. Optionele checkbox voor offerteregels.
Checkbox voor ondertekenen: Zodra je klaar bent met het maken van de offerte kan je deze verzenden. Om goed gebruik te maken van optionele offerteregels moet de 'De ontvanger dient deze offerte online te accepteren en ondertekenen' checkbox aangevinkt zijn. Het selecteren van optionele regels is onderdeel van het online accepteren en kan dus niet gedaan worden zonder deze optie.
Klant online offerte laten accepteren: Als de vorige stap goed gevolgd is, ontvangt de klant de offerte samen met een link naar de online weergave. De klant kan in de online weergave ongewenste optionele regels uitvinken. Optionele offerteregels beginnen altijd aangevinkt, het is dus een bewuste keuze van de klant om een optionele regel niet te accepteren. Het totaalbedrag in de online weergave is altijd accuraat, als de klant een optionele regel aan- of uitvinkt wordt het totaalbedrag opnieuw berekend.
Zodra de klant zijn online handtekening heeft gezet en de offerte heeft geaccepteerd ontvangt hij de nieuwe offerte. Deze offerte bevat alle gewone regels en de zojuist geaccepteerde optionele regels. De optionele regels die door de klant geweigerd zijn, zijn dus niet terug te vinden op deze nieuwe offerte.
De offerte wordt na acceptatie ook bijgewerkt in je eigen administratie. Hier zijn de geweigerde optionele regels nog wel zichtbaar. De geweigerde regels tellen niet mee in het totaalbedrag, worden niet meegenomen bij het downloaden van de PDF en worden niet meegenomen bij het factureren van de offerte. Als de offerte gedupliceerd wordt, ontstaat de offerte zoals deze origineel verzonden is. Met alle optionele regels standaard geselecteerd.
Totaalbedrag bij optionele regels
Optionele offerteregels zijn standaard aangevinkt. Het bijbehorende bedrag wordt daarom standaard meegenomen in het totaalbedrag. Wanneer je klant opties aan- of uitvinkt in de online weergave, wordt het totaalbedrag direct aangepast. De klant ziet altijd het totaalbedrag dat past bij de geselecteerde regels.
Meerdere versies onder één offertenummer
Het is niet mogelijk om meerdere versies van een offerte onder één offertenummer te maken. Wil je de klant verschillende opties aanbieden in één offerte? Gebruik dan optionele offerteregels zoals hierboven beschreven.