Inschakelen automatisch verwerken
Om het automatisch verwerken van de uitbetalingen in te schakelen in je administratie, kun je het volgende doen:
Schakel de koppeling tussen Moneybird en Mollie in via Instellingen > Koppelingen > Mollie.
Schakel 'Uitbetalingen automatisch koppelen' in via Instellingen > Bank en ook via Instellingen > Koppelingen > Mollie
Als de automatische verwerking op de juiste wijze is ingeschakeld, is het niet meer nodig om handmatig facturen en/of transacties te koppelen.
Verwerken van de factuur
Wanneer een klant een factuur via Mollie betaalt (via de koppeling), stuurt Mollie direct een melding naar Moneybird. De factuur wordt hierdoor automatisch op ‘Betaald’ gezet. Mollie verwerkt vervolgens de betaling verder en keert het bedrag later aan je uit. Het moment van uitbetalen hangt af van de instellingen binnen je Mollie-account.
Automatisch verwerken van uitbetalingen
Zodra je de transacties van je bankrekening inlaadt, verschijnt daar ook de bijschrijving van Mollie. Moneybird herkent deze transactie en doet vervolgens het volgende:
Herkennen van Mollie-uitbetaling
Moneybird ziet dat de transactie een uitbetaling van Mollie is.Opvragen van factuurinformatie
Moneybird vraagt automatisch bij Mollie op welke facturen in deze uitbetaling zitten.Automatisch koppelen
De juiste facturen worden direct aan de banktransactie gekoppeld.
Het automatisch verwerken werkt alleen bij de verzameluitbetaling van Mollie, en niet als je Mollie hebt toegevoegd als aparte bankrekening.
Verwerken van transactiekosten
Mollie houdt bij elke uitbetaling automatisch de transactiekosten in. Daardoor:
Is het uitbetaalde bedrag lager dan het totaal van de gekoppelde facturen.
Ontstaat er een verschil in het tabblad Bank.
Boekt Moneybird dit verschil automatisch op ‘Nog te betalen kosten’.
Aan het begin van de volgende maand haalt Moneybird automatisch de inkoopfactuur van Mollie op. Deze factuur verschijnt in het tabblad Inkomend.
Je hoeft de factuur alleen te controleren en op te slaan. Daarna:
Koppelt Moneybird de factuur met terugwerkende kracht aan alle Mollie-uitbetalingen van de vorige periode.
Wordt de tijdelijke boeking op ‘Nog te betalen kosten’ automatisch verwijderd.
Let op: zodra deze inkoopfactuur gekoppeld is aan transacties, kun je de factuur niet meer verwijderen uit je administratie.
Chargebacks en refunds
Als een klant een betaling terugvordert bij zijn bank, noemt Mollie dit een chargeback. Moneybird verwerkt dit automatisch als onderdeel van de settlement: er wordt een negatieve boeking aangemaakt, gekoppeld aan de bijbehorende factuur.
Een refund is een terugbetaling die je zelf initieert vanuit Mollie. Ook dit verwerkt Moneybird automatisch als een negatief bedrag in de settlement.
Je hoeft hier zelf niets voor in te stellen. Zolang het automatisch verwerken van Mollie-uitbetalingen is ingeschakeld, worden chargebacks en refunds automatisch meegenomen.
Voorwaarden
Moneybird moet weten dat de klant via Mollie heeft betaald. Dit is altijd het geval wanneer betalingen via de directe Mollie-koppeling zijn gedaan.
Wanneer de klant buiten Moneybird om betaalt
Betaalt een klant bijvoorbeeld in je webshop en wordt er daarna via een API-koppeling een factuur in Moneybird aangemaakt? Dan werkt de automatische verwerking alleen als bij de betaling de zogenaamde ‘transaction identifier’ (een getallenreeks die begint met 'tr_') van Mollie wordt meegegeven.