Om een inkoopfactuur of bon goed in je administratie te verwerken, zijn er een aantal gegevens nodig. Moneybird probeert tijdens het analyseren van deze documenten al zo veel mogelijk gegevens in te vullen.
De belangrijkste gegevens zijn het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum, de valuta, de bedragen en de btw-tarieven. Aan de hand van de uiterste betaaldatum helpt Moneybird je herinneren om het bedrag op tijd te betalen.
Je kunt ook aangeven in welke valuta je de bedragen invoert en of de ingevulde bedragen exclusief of inclusief btw zijn. De berekening van het totaalbedrag verandert hierdoor:
Kies je voor ‘exclusief btw’? Dan wordt de btw opgeteld bij het bedrag dat je invult om tot het totaalbedrag te komen. Vul je € 100 in als bedrag en is het btw-tarief 21%? Dan wordt het totaalbedrag van de factuur € 121.
Kies je voor ‘inclusief btw’? Dan wordt het bedrag dat je invult gesplitst in het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag. Het totaalbedrag blijft het bedrag dat je invult. Vul je € 100 in als bedrag en is het btw-tarief 21%? Dan wordt het bedrag exclusief btw (de kosten) € 82,64, er wordt € 17,36 btw berekend en het totaalbedrag van de factuur blijft € 100.
Details bij bonnen
Als je een bonnetje invoert, is het formulier op een paar punten anders:
In plaats van een factuurnummer kun je een kenmerk invullen. Het is handig om een kenmerk te gebruiken waaraan je de bon goed kunt herkennen.
Je kunt geen vervaldatum aangeven. Een bonnetje heb je immers al meteen in de winkel betaald.
Je kunt aangeven dat je meteen na het verwerken van de bon de betaling wilt registreren. Na het opslaan ga je dan meteen naar de juiste pagina hiervoor.
Extra bijlage toevoegen aan een inkoopfactuur of bon
Als je het document opent, klikt op 'Bewerken' en vervolgens op de bijlage naar beneden scrolt, zie je het blokje met "Sleep bestanden hiernaartoe om toe te voegen of selecteer bestanden (Maximaal 15 MB totaal)". Hier voeg je extra bijlages toe.